Anvisningar för examinator och LiTH-handledare

Kort checklista

Regelverk

Instruktioner i studiehandboken som gäller examensarbeten uppdateras ständigt och återfinns i studiehandbokens regelverk.

Inledningsfasen och genomförande

Examinator ska vara med definiera examensarbetet. Detta kan lämpligen ske genom ett möte med berörda parter.

När förslaget är godkänt av examinatorn ska teknologen registrera exjobbet på ISY via examinatorn. Exjobbaren ska ha med sig blanketten "Anmälan till examensarbete" som ska vara ifylld av studievägledare innan den lämnas till examinatorn. Denna ska lämnas tillsammans med blanketten ”Registrering av exjobb ISY” och ett registerutdrag från Ladok, där du som examinator kan kontrollera att studenten är behörig och lämpar sig för arbetet.

På blanketten "Anmälan till examensarbete" ska examinatorn fylla i all information i rutan "kontroll av särskild behörighet". Examinatorn ska fylla i alla uppgifterna på blanketten ”Registrering av exjobb ISY” i rutan ”Fylls i av examinator” och sedan lämna blanketterna tillsammans med Ladokutdraget till ISY:s exjobbshandläggare (postfack exjobb/expeditionen) som då fyller i uppgifterna i WExUpp samt skickar vidare anmälningsblanketten till studievägledaren. Gå gärna in efter någon vecka och kontrollera att uppgifterna stämmer.

Påminn också studenten att kursregistrera sig på TEXCIV (eller TEXJOB). Du som examinator skriver under kursregistreringen Komplettering av kursanmälan och studenten lämnar den sedan till sin studentvägledare.

Handledaren eller examinator ska hänvisa exjobbaren till exjobbswebbsidan där mycket information finns. Informationen finns även för Master studenter på engelska om man klickar på "English" symbolen höst upp i vänstra hörnet.

Handledaren eller examinator ska rekommendera en eventuell företagshandledare att läsa "Anvisningar för företagshandledare". Observera att sekretessbelagda examensarbeten inte kan utföras vid ISY. Oftast kan detta lösas genom att t.ex. undvika graderade axlar i figurer. Det blir dock problem om företaget av affärsmässiga skäl inte vill att konkurrenterna ens ska få veta att de studerar ett visst problem. Glöm inte att diskutera denna fråga med ev. företagshandledare så att alla är överens om vad som gäller. I de mycket sällsynta fall som exjobb ej ska offentliggöras ska detta beslutas av respektive utbildningsnämnd.

Exjobbarnas behörighet

För civilingenjörsutbildningarna är grundkravet för att påbörja examensarbete (kurskod TQxx33) minst 240 högskolepoäng inom programmet varav minst 30 hp på avancerad nivå inom huvudområdet. Dessutom krävs att samtliga kurser i årskurs 1 till 3 är avklarade, alternativt en kandidatexamen i relevant huvudområde. Exjobbet motsvarar 20 veckors heltidsarbete (30 hp) och exjobbaren förväntas använda sina förvärvade kunskaper på D-nivå inom ämnet för exjobbet.
Kurskoden för examensarbete i de internationella masterprogrammen är TQxx30. För tillträde till examensarbete för masterprogramstudenter krävs 60 hp inom programmet varav 30 hp på avancerad nivå inom huvudområdet.
För att påbörja examensarbete inom högskoleingenjörsutbildningarna (kurskod TQxx11) är grundkravet 135 hp inom programmet och exjobbet motsvarar 10,5 veckors heltidsstudier (16 hp) och då ska kunskaper på C-nivå inom ämnet användas.

I kurskoderna TQxx33, TQxx30 och TQxx11 ovan skall xx bytas ut mot koden för huvudområdet. I Studiehandboken, längst ned på förstasidan, hittar du länkar till information om tillåtna huvudområden och deras koder.

Planeringsrapport och halvtidsrapport

På civilingenjörsarbeten är det obligatiskt med planeringsrapport och halvtidskontroll. Se information på exjobbarens informationssida. Dessa moment skall godkännas och i WExUpp skall man bocka av "Planeringsrapport ok" och "Halvtidskontroll ok" under fliken "STATUS&ARKIV".

Opponentens behörighet och anmälan

Examinator avgör hur många opponenter det får vara på varje exjobb. Vanligtvis är antalet opponenter samma som antalet respondenter. Examinator ska enligt studiehandboken b3.1.9 kontrollera att även opponenten uppfyller villkoren för påbörjande av examensarbete, samt har närvarat vid tillräckligt många framläggningar (3 för civiling.student, 2 för högskoleing.student och 1 för masterstudent). Formell behörighet bör vara klar då vi kräver att opponenten skall vara registrerad för exjobb. Studentens lämplighet kontrolleras genom att opponenten anmäla sig hos examinatorn och har med sig ett utdrag från Ladok. Därefter ska examinatorn fylla i uppgifter om opponenten i WExUpp under fliken FRAMLÄGGNING samt bocka av ”opponentens förkunskaper ok” under fliken STATUS & ARKIV.

Examinatorn bör träffa opponenten före framläggningen, bl.a. för att tydliggöra att även oppositonen ska godkännas av examinatorn. Opponenten ska skriftligen redogöra för examinator om viktiga frågeställningar och upplägg för oppositionen, senast en vecka innan framläggningen.

Framläggning

Framläggning kan inte ske förrens exjobbaren har annonserat framläggningen och fått sitt rapportnummer. Annonseringen skall normalt ske senast en vecka innan framläggningen, så att andra studenter som vill auskultera/närvara informeras i god tid. Om framläggning ska ske under första veckan på omtentaperioden i augusti MÅSTE exjobbet annonseras i juni, för att exjobbaren ska vara garanterad att hinna få sitt rapportnummer.

Vid framläggningen ska examinator medföra den tvåsidiga blanketten Framläggning av examensarbete vid ISY inklusive närvarolista och se till att den fylls i av berörda parter. (Glöm ej närvarolistan på sidan två!) Fyll i uppgifter under fliken ”STATUS & ARKIV I WExUpp: om exjobbsrapporten ej ska tryckas eller ej ska läggas upp på Electronic Press (ev. om sekretess upphör ett viss datum). Blanketten lämnas sedan till eventuell exjobbsamordnare, eller om sådan inte finns på ditt ämnesområde direkt till ISY:s exjobbshandläggare (postfack exjobb/expeditionen).

Framläggningar på ISY sker normalt under terminstiderna. En längre tidsperiod är föreslagen i studiehandboken om examinator önskar en annan tid för framläggning. Tänk på att det exempelvis blir mycket administration mitt i sommaren om exjobbaren lägger fram senare än maj månad, eftersom många moment inte blir klara i samband med framläggningen, exjobbaren ska enligt Studiehandboken avsnitt b3.1.13 lämna in tryckfärdigt manus samt reflektionsdokument till examinatorn senast 10 arbetsdagar efter den muntliga framläggningen. (Avvikelser från detta kan beslutas av examinator.) Det innebär bland annat för dig som examinator att du MÅSTE finnas tillgänglig under sommaren för påskrift av ladoklistor. Om framläggningen sker efter maj månad var vänlig kontakta exjobbshandläggaren för planering av administrationen under sommaren. För att få sitt betyg krävs att exjobbaren har gjort detta: 1-3 auskultationer, opposition, framläggning, lämnat in publiseringsgodkännande, publicerat sin rapport på Electronic Press, lämnat in reflektionsdokumentet till examinator som måste ladda upp det i WExUpp. 

Om du som examinator haft studenter som under vårterminen lagt fram sitt exjobb, kontakta  ISY:s exjobbshandläggare innan du går på semester för att stämma av om studenterna börjar bli klara för betyg.

Exjobbsrapporten ska godkännas av examinator varefter examinatorn bockar av ”Rapport godkänd av examinator” under fliken ”STATUS & ARKIV” I WExUpp. Företagshandledaren ska lämna in ett skriftligt omdöme till examinator i god tid innan framläggning.

Reflektionsdokument

Examensarbete avslutas med att varje exjobbare skriver ett individuellt reflektionsdokument över det genomförda arbetet. Dokumentet skall sparas som ett pdf-dokument och skickas till examinatorn. Läs mer om reflektionsdokumentet i Studiehandboken under respektive kursplan. När examinatorn har mottagit reflektionsdokumentet ska det laddas upp i  WExUpp under fliken "STATUS & ARKIV" , längst ner på sidan i rutan filarkiv och lägg till fil. Bocka av kontrollrutan "Reflektionsdokument godkänt" längst upp på sidan.

Allt klart!

När allt är klart från examinatorn ska rutan "Exjobb godkänt för Ladok" bockas av i WExUpp under fliken ”STATUS & ARKIV”. Då går en signal till ISY:s exjobbshandläggare som då kan lägga in betyg i Ladok om exjobbaren har gjort sina auskultationer, opponerat, laddat ut sin rapport på Electronic press samt inkommit med publiceringsgodkännandet. Därefter lämnar ISY:s exjobbshandläggare en arkivlista till examinatorn för påskrift. Det är först efter att examinatorn har skrivit på och lämnat tillbaka listan som betyget läggs in.

Tryckning

De olika ämnesområdena på ISY beslutar om exjobbet ska tryckas. Meddela på framläggningsblanketten om tryckning önskas.

När det gäller utländska studenter trycks många exjobb som sedan inte hämtas ut av studenterna, eftersom många direkt efter framläggningen åker hem. Det medför höga fraktkostnader att skicka de tryckta rapporteran utomlands, vilket vi vill undvika. Fråga därför gärna studenten om denne vill ha sina exemplar och att denne kan hämta ut dem innan hemresan. Tryckningen dröjer ungefär ett par veckor efter inlämnandet av tryckfil.

Examinators anvar

Examinator ska, förutom att delta i att definiera exjobbet, läsa och godkänna planeringsrapport, genomföra halvtidskontroll, läsa och godkänna slutversionen av rapporten samt närvara vid och godkänna framläggning och opposition. Det är examinators uppgift att svara för kvalitén på examensarbetet, medan handledaren sköter det fortlöpande arbetet. I studiehandboken står att läsa: "Examinatorn ska ansvara för att handledaren/na fullgör sina uppgifter."  Om exjobbet drar ut på tiden är det examinator som avgör om exjobbaren ska få handledning i mer än 12 månader. Mer information om examinators ansvarsområde finns i studiehandboken avsnitt "b3.1.9 Examinator" :

Examinatorn ska vara anställd vid LiU som professor, lektor, forskarassistent eller motsvarande, ha kompetens att examinera examensarbete inom aktuellt huvudområde samt vara utsedd av institutionsstyrelse eller prefekt. Examinator skall:

• före start kontrollera att studenten uppfyller villkoren för påbörjande av examensarbete
• fastställa inriktning och huvuduppgifter för examensarbetet baserat på en bedömning om examensarbetet leder till att kursplanens lärandemål kommer att uppfyllas
• godkänna/underkänna planeringsrapport 
• godkänna/underkänna halvtidskontroll
• ansvara för att handledaren/na fullgör sina uppgifter
• innan framläggningen kontrollera att studenten är registrerad på examensarbetet
• godkänna arbetet för framläggning
• innan framläggningen kontrollera att föreslagen opponent uppfyller villkoren för påbörjande av examensarbete samt har genomfört 1-3 auskultationer
• godkänna/underkänna genomförd framläggning och opposition
• godkänna ett avslutande reflektionsdokument
• tillse att det godkända examensarbetet uppfyller kursplanens lärandemål och övriga krav samt betygsätta examensarbetet (endast betyg G=godkänd, U=Underkänd)

LiTH-handledarens ansvar

För att hålla sig informerad om hur arbetet fortskrider kan det vara lämpligt att exjobbaren hör av sig regelbundet till handledaren t.ex. en gång per månad eller varannan vecka för att lämna statusrapport, även om arbetet löper problemfritt.

Om exjobbaren inte hör av sig som avtalat ska handledaren kontakta exjobbaren inom rimlig tid för att ta reda på orsaken. Ibland kanske det bara behövs en liten knuff för att skriva färdigt rapporten, ibland kanske det är något problem med definitionen av arbetet. Om det fortfarande inte händer något efter ett par kontakter från handledarens sida så är det exjobbarens ansvar att återkomma om han/hon vill återuppta arbetet.

Det är även handledarens uppgift att bevaka den språkliga hanteringen i rapporten. Vid extrema fall kan ett par sidor rättas och sedan skickas rapporten tillbaka med tipset att t.ex. ta hjälp av en kompis. 

Mer om LiTH-handledarens ansvarsområde finns att läsa i studiehandboken, avsnitt  "b3.1.10 Handledare" i kapitel "b3.1 Examensarbete": 

Examensarbetaren ska ha tillgång till en intern handledare vid den institution där examensarbetet är registrerat. Den interna handledaren ska ha en examen som minst motsvarar nivån för aktuellt examensarbete. Den interna handledaren och examinator kan i undantagsfall vara samma person. Beslut om undantag fattas av berörd programnämnd innan examensarbetet påbörjas.
Handledaren ska under examensarbetets gång hjälpa den studerande i en sådan riktning att denne kan genomföra ett självständigt arbete. Det innebär vägledning inom exempelvis

• expertstöd i generella metodfrågor, ämneskunskap samt rapportskrivning
• problemformulering och avgränsningar för arbetet
• tidsmässig planering av arbete och val av lämpliga lösningsmetoder

Då examensarbetet utförs utanför LiTH ska även en handledare från uppdragsgivaren utses. 

Internationella exjobbare

Studenter som gör projektarbete på kursen TGZ*** har tidigare registrerats och behandlats som "vanliga" exjobbare på ISY. Nu finns andra rutiner för dessa ERASMUS-studenter.

För LiTH-studenter som gör sitt exjobb på ett universitet utomlands gäller reglerna vid aktuellt lärosäte. Mer information om detta finns på Internationella enhetens webbsidor.

Uppmana exjobbaren att göra följande:

• Ordna opponent
• Genomföra tre auskultationer (D-nivå), två auskultationer (C-nivå), en auskultation (Masterstudenter).
• Opponera på annat examensarbete (kan ske före eller efter egen framläggning, men betyg utfärdas först efter att oppositionen är gjord).
• Förse handledare och opponent med den färdiga exjobbsrapporten minst två veckor innan framläggningen. Mindre justeringar kan dock oftast göras innan tryckning.
• Boka tid och plats för seminariet i samråd med handledaren/examinator.
• Ordna annonsering av exjobbet i god tid, via ISY:s exjobbshandläggare.

Observera att enligt ISY:s regler kan framläggning ske tidigast 2 veckor efter examinators godkännande.

Efter framläggningen ska examensarbetaren:

• Lämna slutlig version av manus till examinator senast 10 arbetsdagar efter framläggningsdatum (avvikelser beslutas av examinator).
• Om tryckning är aktuell skicka tryckfärdigt manus som pdf till exjobb@isy.liu.se. Filen vidarebefordras till tryckeriet, som sedan hör av sig till studenten om godkännade av provtryck.
• Publicera rapporten på Electronic Press. (Om rapporten inte ska publiceras på Electronic press ska ett extra biblioteksex tryckas. Meddela i så fall exjobbshandläggaren innan tryckning.)
• Lämna publiceringsgodkännande för Electronic Press till ISY:s exjobbshandläggare.
• Skriva reflektionsdokument och skicka i pdf-form till examinatorn. Läs mer om reflektionsdokumentet i kursplanen för TQxx33, TQxx30 resp. TQxx11. Examinatorn ska sedan ladda upp reflektionsdokumentet i WExUpp under fliken "STATUS & ARKIV", filarkiv och lägg till fil. Om exjobbet inte finns i WExUpp, måste examinator skicka pdf filen till ISY:s exjobbshandläggare, som skickar filen vidare till programnämnden som arkiverar dokumentet. 

Exjobbsbetyg rapporteras in i Ladok då samtliga moment ovan och enligt kursplanen är klara. Betygsdatum blir det datum då det sista momentet är genomfört, dock ej tryckning. (Betygsdatum är alltså inte detsamma som framläggningsdatum.)

Till sist

Om exjobbet är mycket bra, gör en minnesanteckning så att det inte glöms bort då det är dags att nominera kandidater till Lilla Polhemspriset och liknande för bästa examensarbete under året. Tänk på att i god tid efterbeställa tryckta exemplar av de rapporter som ska nomineras. Detta görs genom ISY:s exjobbshandläggare.