Göm meny

Bokning av ISY lokaler

Att boka konferensrum

Bokningar görs genom att skapa en händelse i sin egna kalender i LiU:s kalendersystem och lägga till rummet. Bokningen bekräftas med ett mail (eller nekas om man saknar rättigheter). LiU:s webmail är ett bra verktyg för detta även om man inte brukar använda kalendersystemet. Se längre ner på sidan för guider samt FAQ.

Guider

Var finns kalendern i webmailen (Lisam)?

  1. Direktlänken till webmailen (Outlook Online) är https://lisam.liu.se/mail
    I Lisam går det att använda den övre vänstra meny-knappen och välja Outlook (eller visa alla appar och välja Kalender)
  2. Växla till kalender-vy (längst ner till vänster i hörnet, ikonen mellan brevet och personer)

Att boka i webmailens kalender

  1. I menyn överst på sidan välj "+ Ny händelse"
  2. Fyll i uppgifter för mötet. Börja med datum och tid!
  3. På raden för rum, börja fyll i "ISY" och hela rummets namn
    Använd "Schemaläggningsassistenten" i menyraden för att visualisera tillgänglighet för ett eller flera rum (och ev andra deltagare)
  4. Spara mötet i kalendern
  5. Invänta ett mejl som bekräftar (eller avböjer) mötet

Att visa ett rum i webmailens kalender

  1. I vänsterkanten finns länken "Importera kalender"
  2. Välj "Från katalog"
  3. Sök efter rummet, börja med "ISY " och hela rummets namn, avsluta med "Lägg till"-knappen
  4. I vänster-kanten går det nu att välja när rummets kalender visas eller inte

FAQ

Hur fungerar det?
Rum bokas i kalendern som är kopplad till LiU:s e-postsystem (Lisam/O365). En bokning börjar med att skapa en händelse i den egna kalendern. Ett rum "kallas till" mötet, i princip som när man bjuder in övriga deltagare. När du tar bort/ändrar ditt eget möte frigörs/ändras också bokningen i lokalens kalender.

Vilka program kan man boka med?
Alla kalenderprogram som är inställda att använda LiU-kontot går att använda. I sin enklaste form handlar det om att skapa en tidsbokning i sin egen kalender och lägga till en deltagare (rummet). Webmailen (Outlook online) är tillgängligt på alla plattformar, men Outlook i Windows/macOS/iOS/Android går också bra. På Mac går det även att använda macOS inbyggda kalenderprogram.

Vilka kan boka?
Alla som är anställda eller associerade med ISY har rätt att boka isys konferensrum. Några administartörer (lokalbokning@isy.liu.se) har rättigheter att boka åt andra och ändra i bokningar i alla rum.

Kan jag boka alla rum jag får upp?
Nej, bara för att rummet är ledigt är det inte säkert att du kan boka det. Man vet inte att rättigheter saknas förren mejlet med avslag på bokningen kommer. Är man osäker på rättigheterna är det därför bra att spara bokningen med rummet först och invänta bekräftelse, innan man redigerar mötet igen och bjuder in övriga deltagare.

Hur kan jag översiktligt se när ett rum är ledigt?
I samband med bokningen kan Schemaläggningsverktyget (Webmail / Outlook) eller motsvarande användas. Det går även att lägga till rummen som en delad kalender i sitt kalenderverktyg (eller webmailen) och alltid ha tillgång till mötesöversikten. Observera att även om man lägger till rummets kalender för översikt så ska fortfarande nya händelser skapas i den egna kalendern.

Vad gäller för Ada Lovelace?
Lokalen delas med IDA, bokning görs genom lokalbokning@isy.liu.se och visas fortfarande i gamla systemet.

Vad är det för fördelar med det här systemet?
Det är alltid en fördel om mötesbokning i kalendern och bokning av rummet görs i samma system, framför allt om tid eller plats senare ändras. Det möjliggör också andra möjligheter, som inkoppling av bokningsskärmar vid rummen.

Senast uppdaterad: 2019-11-04